sumber artikel http://indosdm.com
PENDAHULUAN
Tujuan
Tujuan utama yang melatar-belakangi implementasi program 5S ini terkait dengan 4M sumber daya manusia (4M: Manusia, Mesin, Metode, dan Material). Program 5S merupakan satu alat yang efektif untuk meningkatkan kebiasaan positif para pekerja, karena program ini terbukti efektif, dalam mengurangi biaya produksi, waktu lead time yang lebih pendek, output yang berkualitas dan mengurangi timbulnya kecelakaan dengan adanya kondisi kerja yang lebih baik.
Definisi 5S
Definisi yang luas dari 5S adalah memanfaatkan tempat kerja (yang mencakup peralatan, dokumen, bangunan dan ruang) untuk melatih kebiasaan para pekerja dalam usaha meningkatkan disiplin kerja yang dimulai dengan S1-Ringkas-Pemilahan (Seiri), S2-Rapi-Penataan (Seiton), S3-Resik-Pembersihan (Seiso), S4-Rawat-Pemantapan (Seiketsu). S1, S2 dan S3 dimulai pada saat bersamaan yang sesuai dengan prosedur standard yang ditetapkan pada S4. Apabila karyawan telah memenuhi seluruh kegiatan tersebut di atas, maka ia telah memperoleh status S5-Rajin-Disiplin (Shitsuke) atau telah ikut serta sepenuhnya dalam pengembangan kebiasaan-kebiasaan kerja yang baik sesuai aturan yang ditetapkan.
Prosedur Pelaksanaan Program 5S
Sebelum mengimplementasikan program 5S ini kita harus melakukan berbagai persiapan (sama seperti memulai kegiatan lainnya), jika tidak demikian berbagai masalah bisa saja muncul kemudian dalam proses implementasinya sehingga dapat menghilangkan motivasi karyawan dan menyebabkan seluruh proses terhenti. Prosedur persiapan terbagi dalam tahapan :
- Menetapkan Sasaran dan Tanggung jawab pada struktur Manajemen
- Pembagian Area Tanggungjawab
- Penyusunan Buku Pedoman
- Pembelajaran
- Persiapan Papan 5 S
Tahapan – tahapan persiapan 5 S akan dibahas di bawah ini.
Menetapkan sasaran dan tanggungjawab pada struktur Manajemen.
Dalam mengelola organisasi, sasaran untuk setiap misi harus ditetapkan oleh pemangku jabatan tertinggi dalam organisasi tersebut. Selain itu pendelegasian tanggungjawab bagi masing-masing anggota organisasi ditetapkan sejelas-jelasnya dan setepat mungkin sebagaimana terlihat dalam diagram pada lampiran 1
Peran dan tanggungjawab masing-masing fungsi:
- Administrator
- Menerbitkan Kebijakan Tahunan 5S
- Berpartisipasi pada ‘Company Big Cleaning Day’.
- Ikut serta dalam 5S Top Management Audit.
- Men-support dan mempromosikan aktivitas 5S
- Promotor
- Bertanggungjawab terhadap progress aktivitas 5S pada departemen-departemen yang dipimpinnya.
- Berpartisipasi pada ‘Company Big Cleaning Day’.
- Menjadi Auditor pada saat Top Management Audit.
- Mempersiapkan Laporan Bulanan Progress 5S Departemen.
- Facilitator
- Bertanggungjawab terhadap progress aktivitas 5S pada section yang dipimpinnya.
- Berpartisipasi pada ‘Company Big Cleaning Day’.
- Ikut dalam Audit 5S Mandiri bersama ‘Small Group’ pada section-nya.
- Mempersiapkan Laporan Bulanan Progress 5S Section.
- Kelompok 5 S
- Mengimplementasikan aktivitas 5S.
- Berpartisipasi pada 5S Big Cleaning di departemennya.
- Menjadi Auditor pada saat 5S Mandiri.
Pembagian area tanggungjawab.
Pembagian area tanggungjawab untuk kegiatan 5S ini berdasarkan pada struktur organisasi yang ada. Seluruh bagian organisasi akan bertanggungjawab pada suatu area tertentu dengan mempertimbangkan area kerja masing-masing departemen sampai dengan masing-masing personel. Contoh pembagian area tanggungjawab dapat dilihat pada Lampiran 2
Penyusunan buku pedoman.
Buku pedoman 5S yang disusun haruslah sesuai dan sejalan dengan bisnis yang dilakukan. Buku pedoman ini menyediakan instruksi pemecahan permasalahan di tempat kerja, juga untuk setiap masalah yang tak terprediksi sebelumnya. Berikut langkah perbaikan yang harus diambil yang bisa dijadikan referensi bagi para pengguna buku ini. Buku panduan ini akan direview setia 6 bulan dan dilakukan revisi seperlunya berdasarkan review yang dilakukan.
Pembelajaran.
Pelaksanaan pembelajaran ini terbagi di dalam tiga bagian sebagai berikut:
- Pelatihan – dalam hal ini diperlukan kejelasan tentang kebutuhan pelatihan bagi karyawan. Pelatihan idealnya diselesaikan sebelum Kick-Off dimulai. Sebaiknya dilakukan ‘pra-test’ dan ‘pasca-test’ bagi para karyawan, dan hasil tes tersebut harus disimpan dengan baik untuk keperluan referensi di kemudian hari.
- Kunjungan – kunjungan ke lokasi atau perusahaan lain yang sudah sukses menerapkan 5S akan amat membantu mengungkapkan ide pengimplementasian program 5S yang sesuai dengan tempat kerja masing-masing. Kepala Departemen mengatur kunjungan ini bersama para supervisor dan staffnya.
- Promosi – pada kegiatan promosi ini ada dua hal utama yang ingin dicapai, yaitu pembelajaran 5S dan upaya untuk mendorong karyawan agar mengerti arti penting dari implementasi 5S. Pencapaiannya tergantung dari keefektifan berbagai sarana yang digunakan seperti poster, spanduk, logo, baju dengan cetakan 5S, kompetisi slogan, gambar dan pameran.
5S Activity Board (Papan Informasi 5S).
Ada 3 prinsip utama dalam penyajian Papan 5S ini:
- Penetapan tanggungjawab secara jelas.
- Melihat progress yang sudah dicapai oleh setiap kelompok.
- Kejelasan tentang rencana bulanan yang membuat hasil akhirnya lebih mudah terlihat.
Setiap satu kelompok 5S dipimpin oleh seorang Group Leader, di mana kinerja kelompoknya dipresentasikan dalam satu Papan 5S (5S Board). Kelompok ini melakukan ‘updating’ goal yang ditetapkan setiap bulannya, sebagai mana terindikasi pada jadwal kerja tahunan. Informasi pada Papan 5S berupa aktivitas yang dilakukan, hasil audit serta foto-foto sebelum dan setelah perbaikan.
Big Cleaning Day
Aktivitas Big Cleaning Day ini diperlukan sebagai titik awal atau titik balik implementasi 5S yang terdiri dari penerapan S1, S2 dan S3 secara bersamaan yaitu merapikan tempat kerja atau meja kerja, menyortir alat, menyapu dan membersihkan tempat kerja. Disarankan agar prosedur ini dilakukan setiap tahun atau setiap 6 bulan sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Jika mungkin, selama satu hari penuh dapat dimanfaatkan untuk melakukan pembersihan dengan menghentikan semua kegiatan beban kerja normal dan menjadikannya hari yang penting bagi organisasi dengan kerja sama semua staf, mulai dari eksekutif berkedudukan tinggi sehingga staf biasa. Dalam melakukan pembersihan massal ini kita harus mencatat beberapa hal sebagai berikut:
- Banyaknya staf yang ikut serta dalam kegiatan pembersihan (dalam rupiah).
- Banyaknya sampah yang telah dibersihkan (dalam kg).
- Jumlah perolehan tunai dari kelanjutan aktivitas menjual sampah (dalam Rp).
- Jumlah uang yang digunakan dalam kegiatan Big Cleaning Day (dalam Rp).
Kick Off
Kick Off bertujuan untuk menyatakan komitmen dan janji satu sama lain antar departemen dan semua organisasi, bahwa masing-masing karyawan akan turut berpartisipasi dalam melaksanakan dan mensukseskan implementasi 5S.
About the Author: Chief Editor
Subscribe
If you enjoyed this article, subscribe to receive more just like it.
36 Comments on "PENGETAHUAN DASAR IMPLEMENTASI 5S: PENDAHULUAN"